Fonctions des membres du bureau régional

La fonction d’un président régional est décrite dans le Manuel du service chez les AA.
Le président chapeaute le Comité selon l’Addenda. Afin d’apporter le meilleur support possible, le président a à se tenir informé des activités de la Conférence.

Activités générales

• Présider les assemblées générales, réunions du Comité régional, réunions des membres du Bureau régional, réunions des présidents de comité et les réunions du Comité interrégional lorsque la région est hôte.
• S’assurer que les réunions et assemblées se déroulent en harmonie en recherchant la plus grande unanimité possible.
• Préparer avec les membres du Bureau régional les ordres du jour des assemblées et réunions.
• Faire le lien entre les membres du Bureau régional et les présidents de comité.
• Inviter les membres intéressés à des postes de présidents de comités ou de responsables à rencontrer les membres du Bureau régional.
• S’assurer de l’appui nécessaire dans les tâches à faire et voir à ce que les travaux se fassent en accord avec les demandes et les principes.
• Préparer avec les autres membres du Bureau régional une proposition de calendrier d’activités pour la prochaine année.
• Être un des trois signataires bancaires.
• Convoquer des réunions spéciales ou appels conférence lorsque nécessaire.
• Apporter une attention spéciale au comité dont il est la personne ressource.
• Travailler en étroite collaboration avec le vice-président.

Activités spécifiques

• Coordonner les élections régionales.
• Au niveau administratif, représenter la région pour le bail, et autres services.
• Doit avoir un trousseau de clé complet, tous les codes et tous les mots de passe nécessaires au fonctionnement de la région.

La fonction d’un vice-président régional n’est pas explicitement décrite dans le Manuel du service chez les AA. Cependant, il peut se référer à la fonction de président, fonction qu’il peut être appelé à combler en l’absence du président.
Le vice-président chapeaute le Comité selon l’Addenda. Afin d’apporter le meilleur support possible, le vice-président a à se tenir informé des activités de la Conférence.

Activités générales

• Appuyer le président dans ses fonctions.
• S’assurer que les réunions et assemblées se déroulent en harmonie en recherchant la plus grande unanimité possible.
• Être prêt à remplacer le président en tout temps.
• Être responsable des Répertoire des groupes. (Impression, ventes et inventaire)
• Être responsable de l’entretien du local de la région et voir à l’achat des produits courants pour le local.
• À la demande d’un président ou d’un responsable de comité, voir à la disponibilité de locaux, des infrastructures et de coordonner l’agenda des réservations.
• Être responsable de la distribution des clés et maintenir à jour un registre de cette distribution.

La fonction d’un trésorier régional est décrite dans le Manuel du service chez les AA. Le trésorier chapeaute le Comité selon l’Addenda. Afin d’apporter le meilleur support possible, le trésorier a à se tenir informé des activités de la Conférence. Il est également suggéré de suivre les activités de la Conférence, particulièrement tout ce qui concerne la question financière, lire la ligne de conduite sur les finances ainsi que les diverses brochures qui traitent des finances.

Le trésorier préside le Comité des finances et est la personne-ressource du Comité des centres de détention. Afin d’apporter le meilleur support possible, le trésorier a à se tenir informé des activités de la Conférence touchant le Comité des centres de détention, la ligne de conduite et les diverses brochures qui traitent de ce comité.

Participation aux réunions

• Réunions du Comité des finances.
• Réunions du Comité des centres de détention.

Rapports financiers

• À l’assemblée générale de mai, le rapport financier au 31 décembre de l’année précédente est présenté.
• À l’assemblée générale d’octobre, le rapport financier au 30 juin de l’année en cours est présenté.
• Un rapport financier est présenté à chaque réunion du Comité régional. Ce rapport couvre une période de deux mois.

Activités générales

• Comptabilité
  • Faire les dépôts bancaires.
  • Effectuer les paiements aux fournisseurs, les remboursements des frais de déplacements et les autres déboursés.
  • Tenir à jour les livres comptables de la région.
  • Archiver les pièces justificatives.
  • Faire vérifier la conciliation bancaire par le délégué-adjoint.
  • Préparer les rapports financiers aux deux mois.
  • Informer les membres du Bureau régional du solde bancaire à chaque réunion et présenter des rapports financiers à jour.
  • Maintenir le fonds de réserve.
  • Faire parvenir les contributions à AAWS, selon la décision des membres du Bureau régional.
  • Produire aux districts les factures d’assurances des groupes et assurer le suivi.
  • Préparer les prévisions budgétaires.
  • Être responsable de la vente de billets pour les repas, s’il y a lieu, lors des activités organisées par la région.
• Sensibiliser les membres à la Septième Tradition.
• Informer les serviteurs régionaux des politiques de remboursement et fournir les formulaires appropriés.
• Au niveau administratif, représenter la région pour les assurances.

Activités spécifiques

• Être responsable des finances du congrès du Comité des centres de détention.
• Préparer et animer les ateliers sur les finances.

La fonction d’un secrétaire régional est décrite dans le Manuel du service chez les AA . Il est suggéré qu’il s’assure de bien connaître l’Aide-mémoire du secrétariat. Le secrétaire chapeaute le Comité selon l’Addenda. Afin d’apporter le meilleur support possible, le secrétaire a à se tenir informé des activités de la Conférence.

Participation aux réunions

• Réunions des équipes de support au secrétariat.

Activités générales

• Coordonner les activités des équipes de support au secrétariat et organiser des rencontres de planification du travail.
• Être responsable de la tenue de procès-verbaux lors des réunions et assemblées de la région.
• Voir à la préparation de la documentation nécessaire à la tenue de réunions ou d’assemblées de la région.
• Voir à la distribution de documents aux participants lors des activités organisées par la région.
• Recevoir et acheminer aux personnes concernées le courrier et les appels téléphoniques.
• S’assurer du bon fonctionnement des équipements du bureau.
• Être responsable de l’inscription lors des activités de la région.
• Produire les divers calendriers et documents utilitaires pour le bon fonctionnement de la région.
• S’assurer de la mise à jour des informations concernant les groupes, les serviteurs de district et les serviteurs de la région.
• S’assurer que la documentation à être remise ou à être postée aux participants lors d’activités organisées par la région est prête.
• Travailler de concert avec le président à la préparation des élections régionales.

Activités spécifiques

• Superviser les équipes de support au secrétariat.
• Travailler de concert avec le comité du Bulletin régional L’Héritage. Voir à son impression et à sa distribution.
• Tenir à jour la liste des abonnés du Bulletin régional L’Héritage.

La fonction d’un secrétaire-adjoint régional n’est pas explicitement décrite dans le Manuel du service chez les AA. Cependant, il peut se référer à la fonction de secrétaire, fonction qu’il peut être appelé à combler en l’absence du secrétaire.
Il est suggéré qu’il s’assure de bien connaître l’Aide-mémoire du secrétariat. Le secrétaire-adjoint chapeaute le Comité selon l’Addenda. Afin d’apporter le meilleur support possible, le secrétaire-adjoint a à se tenir informé des activités de la Conférence.

Participation aux réunions

• Réunions des équipes de support au secrétariat.

Activité générale

• Assister le secrétaire dans toutes les activités générales du secrétariat.

La fonction d’un délégué est décrite dans le Manuel du service chez les AA (chapitre 5). Il est suggéré de bien connaître le Manuel du service chez les AA, particulièrement le chapitre 5, les méthodes de travail des comités ainsi que les rapports des réunions annuelles de la Conférence. Il est également suggéré de bien connaître les Étapes, les Traditions et les Concepts et de continuer d’approfondir ses connaissances de la structure de la Conférence dans son ensemble. Le délégué chapeaute le Comité selon l’Addenda. Afin d’apporter le meilleur support possible, le délégué a à se tenir informé des activités de la Conférence.

Rapports informatifs

• Rapport de la réunion annuelle de la Conférence des Services généraux.
• Rapport de toutes les informations du BSG.
• Rapport au BSG et à l’administrateur territorial de tous les développements de la région.
• Rapport des activités des autres régions concernant AA dans son ensemble.
• Rapports spécifiques demandés par le BSG.

Activités générales

• Prendre connaissance du Box 459, le rapport de la réunion annuel de la Conférence, le AA Grapevine, La Vigne AA, les bulletins de nouvelles et rapports des autres régions, les rapports du BSG, AAWS et forums territoriaux.
• Lire les comptes-rendus des districts et des comités de service.
• Aider le délégué-adjoint à préparer la Journée de la Pré-Conférence.
• Faire la demande au BSG des documents pour les ateliers des comités de la Conférence.
• Avec l’aide du délégué-adjoint, préparer les ateliers de la journée pré-conférence.
• Donner le matériel et les explications nécessaires à ces ateliers.
• Transmettre les informations reçues du BSG à chaque président de comité.
• Offrir aide et soutien aux présidents de comité.
• Assister aux réunions des districts.
• Travailler en étroite collaboration avec le délégué-adjoint et lui transmettre toutes les informations.
• Être un des trois signataires bancaires.

Activités spécifiques

• Participer aux réunions du conseil d’administration des Éditions La Vigne.
• Participer à toute réunion ou événement de service.
• Représenter la région aux :
  • Forums territoriaux.
  • Réunions spéciales des délégués.
  • Congrès international (si approbation par le Comité régional).

Réunion annuelle de la Conférence des Services Généraux

• Lire toute la documentation reçue en préparation à la Conférence.
• Voir à faire parvenir en janvier le montant demandé pour les frais de la Conférence.
• Retourner tous les documents demandés au BSG.
• Préparer et faire parvenir les faits saillants de la région (la première année).
• Au retour de la Conférence, préparer le rapport de la réunion annuelle de la Conférence.
• Commander les rapports de la réunion annuelle de la Conférence et s’assurer qu’ils parviennent à leur destinataire.
• Inviter les membres à lire le rapport de la réunion annuelle de la Conférence.
• Travailler à développer le thème de la Conférence.